聊天宝文档分类功能
聊天宝的文档分类功能,可以有效地对文档进行分类管理,既规范了文档的使用,又减少了查找的时间。

聊天宝文档分类功能

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前言

当前很多企业内部文档繁多、数量庞大,而且文档类型多样化,包括图片、文稿、视频等,文档的处理工作量大,尤其是在工作人员查找所需文档时,费时费力,效率极低,因此,对文档进行有效管理迫在眉睫。聊天宝的文档分类功能,可以有效地对文档进行分类管理,既规范了文档的使用,又减少了查找的时间,让文件存放得有规则可循,工作效率大大提高。

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使用场景

对于文档管理,大部分企业还只是停留在简单的图片、文件、视频的归类管理,但 随着工作的时间推移,文档会越积越多,积累到一定程度,这些文档全部混合在一起,难以查找,难以管理,任谁面对大量的文件都会焦虑。加上有些文档使用年限比较长,时间跨度比较大,找起来更是难,客户可能会等不及。

聊天宝快捷回复助手在充分考虑各类业务场景的需要后,推出了文档分类功能,可以有效地将文档进行分类管理,文档管理呈现树形目录结构,分级分类管理文档。用户可无限创建自定义文档分类,可自定义添加文档类目下的文件进行管理。

如何设置文档分类?

登录聊天宝PC端后,点击“文档”页签,可以看到该页面左侧是文档分类,右侧是二级分类,包括“所有、影音、文稿、图片、压缩包、其他”,默认文档分类包括“全部文档”和“云文档”,其他分类可自定义添加。

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添加本地文档分类

添加本地文档分类有两种方法,一种是在左侧分类的空白处单击右键,会出现“添加本地文档分类”的按钮,点击即可添加,输入分类名后点击“保存”即可。

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另一种是点击输入框右侧的“+”号,选择“添加本地文档分类”,在弹出的页面输入分类名后点击“保存”即可。

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注意:分类名最多支持20个字。

另外,聊天宝还支持修改和删除创建好的文档分类,右键单击要修改或删除的分类,可以看到“修改本地文档分类”和“删除本地文档分类”的按钮,点击即可进行修改或是删除的操作。

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添加本地文档

设置好本地文档分类后,可以为具体分类添加本地文档。添加本地文档也有两种方法,一种是先选择要添加文档的分类,然后在分类右侧空白处单击右键,会出现“添加本地文档”的按钮,点击即可进入“添加本地文档”页面。

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进入页面后,点击左下角“添加本地文档”,选择要添加的文档后,点击“保存”即可。

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另一种方法是点击输入框右侧的“+”号,选择“添加本地文档”,在弹出的页面选择好要添加的文档后,点击“保存”即可。

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注意:在“添加本地文档”,点击上方文档分类的下拉框,还可以选择具体分类。

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批量添加文档

聊天宝快捷回复助手还支持批量添加文档。在“添加本地文档”页面,点击“添加本地文档”按钮后,在弹出的页面中按住Ctrl选择多个本地文档,选择好后点击“打开”,文件会出现在列表中。

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显示名自动设置为文件名,您也可以手动指定,点击文件名称即可修改,修改好以后点击“保存”,会出现一个弹框,显示“添加本地文档数量”和“添加到本地文档分类”,确认好后点击“是”即可。

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添加好以后,就可以在文档列表中查看到添加进来的文档。

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总结

聊天宝的文档分类管理功能,可以帮助企业更便捷高效地管理好海量的文档图片等,大幅提升工作效率,降低文档的维护成本。

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